Tudo o que você precisa saber para resolver suas perdas financeiras

Tudo o que você precisa saber para resolver suas perdas financeiras

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Perdas financeiras são sinônimo de poucas possibilidades de investimento e, em muitos casos, desorganização interna. Um negócio bem sucedido trabalha com altos níveis de eficiência, e atualmente isso está ligado a acompanhar a transformação digital sem deixar de lado a transformação organizacional.

Em outras palavras, uma empresa que deseja se manter competitiva adota a automação de processos para ter ganhos em escala, mas também promove um engajamento geral em torno dessa automação, desenvolvendo uma mentalidade apropriada para essa forma de trabalho.

Para resolver as perdas financeiras, é preciso considerar que elas podem acontecer em todos os setores de uma empresa. No entanto, na maior parte das vezes, a automação é uma excelente saída para a resolução desses problemas. Veja como!

Principais perdas financeiras na empresa

Quais as principais perdas financeiras em sua empresa? Um profissional que comete um erro com um cliente na hora de fidelizá-lo? Um erro na hora de fazer o lançamento contábil, que acarreta multa à empresa?

As possibilidades são muitas, certo? A seguir, apontamos os 4 principais motivos de perdas financeiras nas organizações:

  • Problemas operacionais: sistemas obsoletos, informatizados ou não, causam grandes perdas financeiras para a empresa, porque estão mais suscetíveis a falharem no dia a dia. A cada pausa, a atividade empresarial é suspensa. O mesmo ocorre com a falha humana, pois colaboradores nem sempre são tão qualificados quanto o necessário.

  • Má gestão do fluxo de caixa: uma gestão de fluxo de caixa irregular deixa o gestor sem saber sobre entradas e saídas financeiras, o que compromete o pagamento de pessoal, fornecedores e insumos, bem como as receitas que poderiam se destinar a investimentos. Em suma, a empresa corre risco de perder seu poder de liquidez.

  • Empréstimos bancários arriscados: muitas perdas financeiras decorrem de financiamentos com condições desvantajosas para o empresário, o que ocorre muito com empresas que apresentam maior risco de crédito.

  • Oscilações do mercado: as oscilações na economia e no mercado influenciam diretamente nas finanças do negócio e podem trazer perdas financeiras.

As duas últimas causas podem ser resolvidas com a atuação qualificada de profissionais da própria empresa ou, na inexistência deles, de um consultor especializado. O responsável deverá acompanhar o mercado para adotar ações que minimizem os riscos e as ameaças à empresa, bem como encontrar as melhores negociações.

Para as outras causas (e para muitas outras atividades pequenas que interferem nelas), a automação é a melhor saída.

Automação: uma saída para as perdas financeiras

Automação é a utilização de soluções tecnológicas para agilizar, simplificar e tornar mais eficientes os processos internos. A lógica principal da automação é substituir métodos de trabalho obsoletos, burocráticos e lentos por alternativas modernas e inovadoras. Em grande parte, as ferramentas e as soluções vêm se baseando em inteligência artificial, pois a tecnologia tem capacidade de lidar com grandes quantidades de dados.

Mas o que o gestor empresarial consegue automatizar? Veja:

  • Processos com grande incidência de erros: alguns fluxos de trabalho estão mais suscetíveis a erros por envolver vários profissionais e várias áreas. Quando o controle deles é manual, há maior chance de erros e retrabalho, o que gera perdas financeiras. A automação previne tais situações.

  • Processos repetitivos: atividades repetitivas são processos curtos e simples, mas que interferem diretamente nos demais processos. A automação reduz os erros nestes processos e corrige eventuais desvios, evitando transtornos adicionais.

  • Processos lentos por natureza: processos que esbarram em questões legais e que dependem de ação externa à empresa são mais lentos, mas a automação consegue evitar a perda de informações nestes casos.

  • Processos dispersos: os processos que tramitam em ferramentas e sistemas diversos são mais difíceis de acompanhar e controlar. No entanto, a automação deles em um único workflow resolve esses problemas.

Perceba que as dificuldades em todos esses processos podem causar perdas financeiras grandes, especialmente pela perda de produtividade dos profissionais. Por isso, a automação traz muitos benefícios.

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    Benefícios da automação

    O grande benefício da automação (e o motivo pelo qual ela reduz as perdas financeiras) é diminuir ou eliminar erros nos processos de trabalho. As ferramentas trazem maior rapidez para as tarefas diárias, como verificação de informações e apuração de resultados, reduzindo a burocracia na gestão. Em outras palavras, otimiza tarefas simples e complexas, sendo um pilar para reduzir as perdas financeiras ao conferir mais eficiência às operações.

    O aumento da eficiência operacional é um dos benefícios evidentes da automação. Ao substituir métodos antigos por soluções inovadoras, o gestor vê suas equipes trabalhando de forma inteligente e sem perdas financeiras. Os processos manuais dão lugar às alternativas informatizadas, que reduzem a probabilidade de erros e inconsistências, bem como o desperdício de recursos.

    Outro benefício que decorre do aumento da eficiência é a redução de custos operacionais. Há mais produtividade, pois os profissionais precisam de menos tempo para executar uma tarefa. Na verdade, eles passam a exercer funções mais estratégicas, como atendimento ao cliente, que podem dar mais retorno à empresa. Ou seja, além de evitar perdas financeiras, a automação é uma aliada da lucratividade.

    Com maior lucratividade, aumenta o poder de fogo da empresa no mercado. Assim, com a possibilidade de melhorar os produtos ou serviços, o gestor consegue ter mais diferencial competitivo. A empresa se torna capaz de atender às demandas do seu público com precisão e qualidade, além de criar interações mais valiosas.

    Principais tecnologias e ferramentas que resolvem as perdas financeiras

    A automação de processos internos atinge todo o negócio por meio de diversas soluções e ferramentas. Acreditamos que as duas mais importantes são o ERP e o CRM. Confira!

    ERP

    ERP ou Enterprise Resource Planning é um software de Planejamento dos Recursos da Empresa que cuida de todas as operações empresariais. Isso significa que o sistema considera informações de todas as áreas da organização, como finanças, vendas, RH, compras, jurídica, contábil e outras.

    Com o ERP, o gestor tem a visão departamental de cada setor e consegue segmentar suas necessidades. Ou seja, centraliza a gestão dos diferentes setores, integrando atividades e centralizando o acesso à informação a partir da automação de processos.

    Sua grande vantagem é facilitar a gestão empresarial e reduzir as perdas financeiras, pois elimina a necessidade da adoção de vários sistemas e controles separados dos dados da empresa.

    CRM

    Acabamos de ver que o ERP é uma solução fundamental na automação dos processos. Seu foco é otimizar os processos operacionais para garantir produtividade e eficiência, e reduzir as perdas financeiras.

    Quando um bom ERP se alia a um CRM , a empresa consegue ter um desempenho ainda maior, pois o CRM agrupa dados para otimizar a aquisição e a retenção de clientes, bem como o relacionamento. Por isso, podemos dizer que uso do CRM na automação dos processos empresariais evita muitas perdas financeiras.

    Mas o que é de fato um CRM (Customer Relationship Management)? É um sistema de gestão de relacionamento com o cliente que busca compreender, de forma profunda, quem é o público-alvo e como a empresa poderá atender às suas necessidades com precisão.

    Para tanto, reúne práticas e estratégias integradas, como comunicação e marketing, atendimento ao cliente, automação dos processos de venda, suporte técnico, relatórios e análise.

    Um excelente exemplo de CRM é o Salesforce, CRM nº 1 do mundo, que possui uma solução 360° para auxiliar e gerar mais efetividade em toda cadeia. De forma bem simples, podemos dizer que ele atua em 4 principais frentes, sempre com foco na experiência do cliente:

    1. Vendas: o CRM automatiza os processos de venda, fazendo a integração com e-mail, calendários e softwares de automação de marketing para otimizar o tempo dos profissionais e conferir mais produtividade ao trabalho. Com a centralização de dados, consegue encontrar as melhores oportunidades de negócio, gerando vendas mais inteligentes, frequentes e rápidas.

    2. Marketing: o CRM automatiza os processos de marketing para facilitar o acompanhamento da jornada do cliente pelo funil. Ele elimina as tarefas manuais e permite o monitoramento das ações geradoras de pontos de contato.

    3. Atendimento: para prestar um atendimento eficaz, os profissionais devem integrar a experiência do cliente. Isso significa prestar um atendimento 360º, em que a equipe tem uma visão integrada de cada cliente e está sempre pronta para auxiliá-lo.

    4. Administrativo: o CRM também possui importante papel no setor administrativo, pois coloca em ordem todos os processos de vendas, marketing e atendimento. Todos os profissionais têm visibilidade sobre cada uma das etapas da negociação, o que torna a atuação de todos mais eficiente, inclusive a do gestor.

    Outras ferramentas de automação da gestão empresarial

    Além do ERP e do CRM, há outras ferramentas de automação da gestão empresarial que ajudam a reduzir as perdas financeiras. Veja alguns exemplos:

    • Armazenamento em nuvem: softwares que substituem a infraestrutura física de armazenamento, pois são alocados na infraestrutura online do provedor. São acessados de qualquer lugar com conexão à internet, permite armazenar e compartilhar arquivos, além de fazer backup automático. As grandes empresas de tecnologia, como Google, Amazon e Microsoft, possuem nuvens empresariais.

    • Comunicação interna: um sistema automatizado de comunicação interna é aquele especializado em promover a colaboração entre os profissionais. Ele traz agilidade para as equipes durante o projeto e ajudar a manter a eficiência na comunicação. É o caso do Slack, um “grande chat corporativo”, com salas para diferentes grupos, notificação e compartilhamento de arquivos.

    • Envio e assinatura eletrônica de documentos: empresas que trabalham com alto volume de documentos, como contratos, propostas e compras, devem assiná-los e/ou validá-los na efetivação dos negócios. Essa ferramenta automatiza todo o processo, tornando-o ágil, barato e seguro, e elimina os métodos físicos (Correios, motoboy, visitas pessoais etc.)

    • Gestão de projetos: ajudam a manter o controle das atividades das equipes, com prazos, delegação de tarefas e melhor comunicação e colaboração. O Trello ou o Asana, que utilizam a metodologia kanban, são bons exemplos.

    Por meio da automação de processos, é possível reduzir bastante as perdas financeiras na empresa. O CRM é uma das ferramentas poderosas neste sentido, porque atua em todos os pontos de contato com o cliente, organizando vários fluxos de trabalho.

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