5 métodos de gerenciamento de processos para melhorar suas entregas

5 métodos de gerenciamento de processos para melhorar suas entregas

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Gerenciamento de processos é um modelo de gestão que visa integrar todos os setores organizacionais. Essa gestão pode se basear no tempo, na qualidade ou na melhoria contínua. Seja qual for a abordagem, o objetivo é aumentar o desempenho da empresa de forma geral, em que todas as áreas interagem entre si.

Apontamos, a seguir, 5 métodos para a gerência de processos da empresa adotar e melhorar as entregas. Confira!

1. PDCA: o queridinho do gerenciamento de processos

PDCA (Plan – Do – Check – Action) é o método de gerenciamento de processos mais conhecido no mundo corporativo. Ele atua em prol da melhoria contínua como um ciclo que se repete indefinidamente. É composto por quatro fases:

  1. Planejamento: realizar um plano detalhado para resolver os problemas identificados nos processos;
  2. Execução: executar o planejamento, com engajamento de toda a equipe na metodologia;
  3. Análise: fase que verifica os resultados positivos e negativos da execução do planejamento. Há avaliação sobre falhas e aspectos do plano que devem ser aprimorados para aumento da eficácia. É a etapa mais crítica.
  4. Ação: ao identificar os pontos que devem ser melhorados, é preciso agir ativamente para corrigi-los.

2. Lean Manufacturing

Lean Manufacturing ou Manufatura Enxuta é um sistema criado pela Toyota, no Japão. Seu objetivo é entregar o maior valor com o mínimo de recursos por meio da eficiência dos processos de produção. Just in time.

Em outras palavras, nada de desperdício. A ideia é reduzir custos, cortar o supérfluo e agilizar o resultado final. Para tanto, é preciso controlar todas as atividades empresariais, seja de forma global ou de determinado setor. Assim, a gerência de processos consegue administrar bem os recursos, aplicando-os na medida certa.

É um método de gerenciamento de processos que estimula a melhoria contínua.

2.1 Kaizen

Kaizen é a palavra para melhoria contínua na realidade de negócios. É uma das ferramentas de Lean Manufacturing que visa a melhoria rápida (30 dias) por meio da padronização dos processos de produção. É uma ótima ferramenta para a gerência de processos implementar a curto prazo.

O método estimula a criatividade para melhorar a cultura empresarial, exigindo esforço coletivo para a resolução de problemas, como no Seis Sigma. Ele abrange desde o CEO até os estagiários de qualquer setor. Sua ideia é eliminar o desperdício e melhorar a eficiência dos processos, garantindo a constante evolução do negócio.

3. Seis Sigma

Seis Sigma é um conjunto de técnicas de melhoria contínua dos processos. Ela se baseia na coleta de dados de cada etapa da produção para análise e eliminação de falhas e resíduos do sistema. Em outras palavras, envolve qualquer fator que pode afetar o desempenho de um processo. Por isso, deve ser sempre considerado pela gerência de processos.

O primeiro passo é realizar o mapeamento de processos empresariais. É a forma como gestores conseguem identificar falhas e gargalos. Erros e desperdícios de tempo, dinheiro e insumo serão corrigidos. A melhor técnica para essa prática é fazer um fluxograma de processos.

Com essas informações, é possível identificar oportunidades e desenvolver ações de resolução dos problemas encontrados. Resultado: processos otimizados, produção e entregas mais eficientes.

A estratégia Seis Sigma, aplicada ao gerenciamento de processos, pode seguir algumas etapas. Veja:

  1. Projetar o processo de produção, baseando-se em cálculo estatístico, para que se tenha um produto sem defeitos e um resultado consistente desde o início;
  2. Identificar variáveis de entrada, de saída ou de resultado que podem afetar os processos;
  3. Analisar os problemas com base em dados, e não em suposições, que podem criar desvios no resultado desejado;
  4. Concentrar na melhoria do processo para maximizar a qualidade do produto;
  5. Adotar uma abordagem disciplinada para resolver problemas de produção ou atendimento;
  6. Otimizar a comunicação interna para impedir falhas dentro de um método de melhoria contínua e envolver mais pessoas para solucionar problemas;
  7. Compartilhar novas técnicas de solução de problemas para produzir resultados mais rápidos;
  8. Definir metas de curto e longo prazo relacionadas ao nível de qualidade do produto, à margem de lucro e ao valor de mercado da empresa.

4. BPM – Business Process Management

Um dos métodos de gerenciamento de processos mais conhecido é a metodologia BPM. Ele busca mapear e conhecer profundamente os processos empresariais, identificando gargalos na produção. Assim, é possível encontrar soluções de forma fácil para os problemas identificados.

Inicialmente, realiza-se um mapeamento detalhado dos processos para entender cada uma das etapas do sistema de produção. Como cada uma influencia no produto final? Analise cada uma das fases do processo de maneira individual para entender qual pode ser aprimorada.

Ao compreender cada processo individual e coletivamente, é possível implementar melhorias em cada âmbito. Como consequência, os resultados da empresa são otimizados.

Perceba que tanto o Lean Manufacturing quanto o Seis Sigma têm a mesma proposta do BPM: otimizar os processos.

E os métodos podem ser complementares, porque uma solução de BPM pode auxiliar na coleta de dados e nos controles, algo fundamental para os outros dois métodos.

5. Benchmarking

O benchmarking é uma prática comum nas empresas que pode ser utilizado em muitos âmbitos, inclusive no gerenciamento de processos. Ele trabalha com método de comparação. Sabe aquela empresa da sua área referência no mundo corporativo? O benchmarking avalia constantemente os processos de trabalho dessas empresas. Em outras palavras, compara práticas de excelência de diversas formas.

O benchmarking pode ser:

  • Interno: comparação com outra área da empresa;
  • Competitivo: entre concorrentes;
  • Funcional: comparação com áreas afins de empresas de outros segmentos;
  • Genérico: foco no melhor resultado, ainda que se comparando com áreas e segmentos diferentes.

Após realizar o benchmarking, você poderá fazer um gerenciamento de processos mais eficaz com boas práticas.

Existem muitas ferramentas e métodos de gerenciamento de processos que podem otimizar as atividades empresariais. Buscar sempre o máximo desempenho é garantir que a entrega ao cliente final seja a melhor possível.

A gerência de processos, para ter mais resultados com os métodos, pode se valer da tecnologia para orientá-los. Afinal, como vimos, eles trabalham com dados e controle, especialmente na melhoria contínua.

O uso de softwares, como os aplicativos da Service Cloud da Salesforce, podem facilitar bastante a sua rotina. Já experimentou algum?

Por fim, vale pontuar que gerenciamento de processos está intimamente ligado ao gerenciamento de projetos. Conheça as melhores práticas de gerenciamento de projetos de tecnologia para ficar atualizado com o mercado!

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