Gestão de Documentos

Gestão de Documentos

Gerenciamento dos documentos de forma física e digital

Nossa solução permite o gerenciamento dos documentos de forma física e digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como: papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entre outros. Personalizado conforme a demanda da empresa, garantindo o controle dos documentos e informações em qualquer lugar e no momento desejado.

Estrutura de meta dados associada a palavras-chave e campos específicos relacionados ao contexto em que cada documento foi criado. Sendo assim, a forma de gerenciar os documentos está associada ao processo de negócio da empresa. Através da nossa solução, é possível o gerenciamento, movimentação e localização física dos documentos em prateleiras, caixas, arquivos, dentre outros. Pode ser utilizada em Cloud ou instalada dentro da empresa. Quando utilizada em Cloud, conta com uma infraestrutura de suporte, backup das informações, serviços de redundância e alta disponibilidade de serviço.

Características

Redução de Lead-time entre a implantação das ferramentas e a disponibilização da solução para a efetiva utilização;


Aumento da aderência da solução, verificação de particularidades de contrato;


Divulgação e controle da documentação, desde a fonte geradora, até o seu armazenamento, tanto físico quanto digital, de forma controlada e adequada as regras de gestão do cliente;

Contribui para o aperfeiçoamento, passagem das informações e formação do corpo de colaboradores do cliente;


Normalização do acervo;


Contribui para a redução de papel e agilidade dos processos administrativos do cliente.

Diferenciais
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Comunicação eficiente e rápida entra áreas, filiáis, empresas, etc;


Organização de documentos, projetos, plantas, etc. Com visualização por alçada;


Relatório para informar os documentos já digitalizados e os que estão aguardando sua chegada física;


Endereçamento através de etiquetas;


Identificação que ligará o processo digital ao documento físico;


Atende as normativas ISO’s e Certificações;


Pesquisa fácil, tanto na versão digitalizada como na versão física. Resultado: Menos tempo perdido;


BPO – Gestão de processos.

CASE: UNIMED CBS
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Cooperativa regional para o Estado de São Paulo responsável pelos serviços de excelência em comum para as principais empresas do Sistema Unimed em todo o Brasil.

Fundada com a missão de prestar serviços de qualidade às suas associadas. Com o decorrer dos anos e a qualidade comprovada de seus serviços, o mercado solicitou a abertura da prestação desses serviços, ao que a Unimed Cooperativa Central de Bens e Serviços verificou a necessidade ampliar os serviços já prestados para outros clientes.

DESAFIO

Oferecer a guarda e gestão de documentos físicos de todos os clientes com acesso online às imagens desses documentos e localização do físico quando necessário.

PRINCIPAL NECESSIDADE

Gerir os documentos físicos e digitais para as empresas do sistema Unimed e para clientes externos.

Solução SOTTELLI

Portal de gerenciamento de documentos eletrônicos, onde as informações do documento e sua imagem são guardados.

Portal do cliente, onde é possível o acesso às imagens e informações dos documentos e a solicitação de uma cópia impressa ou mesmo a retirada do documento físico original.

Sistema de gestão dos documentos e faturamento pelos serviços prestados.

A Unimed Cooperativa Central de Bens e Serviços atua desde 1992 numa união de esforços para a prestação de serviços comuns às empresas do sistema.

Um desses serviços prestados é referente à guarda e gestão de documentos que consiste na catalogação do documento original, disponibilização de suas informações através de um portal, bem como de sua imagem digitalizada e pronta para a impressão e no armazenamento físico do documento em galpão durante o tempo acordado ou de sua necessidade legal.

Devido à excelência da prestação desse serviço por parte da Unimed Cooperativa Central de Bens e Serviços bem como da grande necessidade e solicitações de mercado por essa demanda, o serviço é prestado não apenas para as empresas do sistema como para clientes em geral.

Para a realização dessa demanda, a Unimed Cooperativa Central de Bens e Serviços pode contar com o know-how da SOTTELLI em tecnologias que envolvem conhecimento em gestão de galpão, gestão de documentos e armazenamento em nuvem.

Desse modo, o cliente pode contratar os serviços de gestão e guarda de documentação e, pelo tempo definido ou pelo tempo legal, o documento é armazenado nas dependências da Unimed.

Os dados dos documentos podem ser acessados pelo titular, assim como uma imagem digitalizada do mesmo, para qualquer necessidade.

Se o cliente necessitar utilizar o documento original, através do portal de acesso ele pode solicitar sua retirada. O sistema de gestão de galpão contem a localização física desse documento, permitindo sua retirada rapidamente.

O sistema de gestão e faturamento permite o controle de todas as solicitações bem como das guardas para geração de cobrança pelo serviço.